Worktileの要求管理実力分析
要求管理
まず、『人月の神話』から、プロジェクト管理に関する典型的な失敗例を引用します。
バベルの塔の管理上の教訓
『創世記』によれば、バベルの塔はノアの箱舟に次ぐ人類史上第二の大工事でしたが、同時に最初の完全な失敗プロジェクトでもありました。
この物語は、多くの側面と異なるレベルで非常に示唆に富み、教育的です。純粋な工学的プロジェクトとして捉え、管理上どのような教訓が得られるかを見てみましょう。このプロジェクトの前提条件はどれほど良かったのでしょうか？彼らは以下のものを持っていたでしょうか：
明確な目標？
はい、不可能に近いほど幼稚ではありましたが。そして、プロジェクトはこの基本的な制限に直面するはるか以前に失敗していました。
人的資源？
非常に豊富でした。
材料？
メソポタミアには豊富な土とアスファルトがありました。
十分な時間？
はい、時間制限の兆候は一切ありませんでした。
十分な技術？
はい、ピラミッドや円錐形の構造自体が安定しており、圧力負荷をうまく分散できます。石積み建築技術については、深く研究されていました。同様に、プロジェクトは技術的限界に達するはるか以前に失敗していました。
では、これらすべての条件を備えていたにもかかわらず、なぜプロジェクトは失敗したのでしょうか？彼らに欠けていたものは何だったのでしょうか？二つの側面です——コミュニケーション、そしてコミュニケーションの結果としての——組織化です。彼らは互いに話すことができず、したがって協力できませんでした。協力が進まないと、作業は停滞しました。記録の行間から推測すると、コミュニケーションの欠如は、議論、欲求不満、集団的な猜疑心を引き起こしました。すぐに、部族は分裂し始めました——人々は互いに争うよりも孤立を選んだのです。
著者は分析の結果、この失敗したプロジェクトの原因が以下の点にあるとしています：
- コミュニケーションが取れない
- 組織化されていない
- システムの範囲が大きすぎる
したがって、良好な要求管理は二つの側面を持ちます：要求そのものへの対応と、要求を管理するプロセスです。
自身の使用経験を踏まえ、今回はプロジェクト管理ツール「Worktile」を分析対象として選びました。
分析
では、Worktileは上記の問題をどのように解決しているのでしょうか？
まず、Worktileとは何か
公式サイトの紹介：
Worktileは、カンバン式のタスクコラボレーションツールです。タスクカードを簡単にドラッグ＆ドロップするだけで、チームメンバーはカンバンの変化をリアルタイムで同期し、アジャイルに協業できます。軽量なチームコラボレーションツールで、チームは5分以内に素早くコラボレーションを開始し、効率を倍増させることができます。シンプルで、直感的で、使いやすく、無料で、無制限のメンバー、プロジェクト、ストレージスペースを提供し、あなたのチームと共に飛躍します。
整理すると、以下のような特徴があります：
プロジェクト指向のカンバン式タスク管理
タスクの分担を明確にし、プロジェクトの状況をタイムリーに把握できます。各タスクにはチェックリスト、担当者、期限、添付ファイル、コメントなどが含まれます。
ファイル同期機能
GitHubに似ていますが、その機能ほど強力ではなく、やや中途半端な印象があります。
共有チームカレンダー
チームの作業計画をマクロ的に把握できます。
メッセージ通知
新しいタスクの割り当て、特定ファイルへの注目リマインド、新しいコメントなどがあった場合に通知を受け取れます。
分析・統計ビュー
タスクを視覚的に定量化し、グラフでプロジェクトの進捗状況、プロジェクトメンバーのタスク割り当て、プロジェクトの活動トレンドなどを直感的に確認できます。
その特徴を理解した上で、次にWorktileを使用した要求管理の方法に注目します。
Worktileを使用した要求管理
要求管理のプロセスに対して、Worktileでどのように実現されるかを分析します：
要求の提出
変更要求を詳細に記録します。これはメモ帳や受信箱と見なすことができ、要求提出者は要求の詳細情報を非常に簡単に記録できる必要があります。
審査
その変更要求を実施するかどうかを確認します。この過程では、変更のレビューを行い、要求の変更が必要かどうか、および要求が既存部分に与える影響を確認する必要があります。
Worktileでは、タスクリストを使用して異なる変更プロセスを表示します。
受信箱： このタスクリストでは、誰でも変更要求を提出できます。解決すべき要求があると思ったら、ここに追加できます。 やること： 実施を決定した要求は、このリストの下にまとめて配置し、関連する担当者を追加できます。 進行中： このリストの下では、現在進行中の要求を明確にし、製品の進捗状況を把握できます。 完了： 完了した要求については、専用のリストの下に配置し、後の製品追跡を容易にします。
実施
要求の詳細な指示に基づいて具体的な実施を行います。これには、製品、開発、設計担当者の関与が含まれる可能性があります。
確認
要求の結果に対して品質保証を行い、要求の実施が正しいことを確認します。
測定
要求のプロセスに対して測定分析を行います。このプロセスは要求管理にとって非常に重要かつ有意義です。これらの要求を分析することで、現在のプロジェクトの進捗状況や存在する問題を知ることができます。
タグを使用してタスクの属性を定義し、タスクの優先度を通じて要求処理の優先度を定義します。
変更要求を実施しないと決定した場合は、その要求をアーカイブするだけでよく、これにより後の検索が容易になります。
Worktileプロジェクトの分析統計ビューでは、タグ統計を行うことができ、これは要求管理にとっての価値は、要求属性の統計分析を通じて、既存製品の進捗状況、ユーザーのどのような課題が解決されたかを把握できる点にあります。また、リスト統計を通じて要求の完了状況を統計できます：
問題の解決
Worktileを分析した後、最初の質問に答えることができます：Worktileは、前述の問題をどのように解決しているのでしょうか？
Worktileを使用することで、要求管理のプロセスを柔軟に実施できます。そのタスクの直感性、議論の場の提供、多様なプロジェクトビューという特徴により、システムの定義を容易に行うことができ、良好な管理と組み合わせることで、システム境界の定義が曖昧になるなどの問題を回避できます。
Worktileを使用すると、変更要求の記録を簡単に行うことができ、議論や通知機能と組み合わせることで、ある程度の簡単な協業とコミュニケーションの役割を果たし、各メンバーが参加できます。
同時に、その統計分析機能を利用して、プロジェクトの要求を簡単に測定分析し、プロジェクト全体の現在の変更状態を分析できます。
これにより、Worktileは要求の管理、人員の組織化、コミュニケーションなどの問題を解決します。
最後に、要求管理はプロジェクト管理全体の一環であり、プロジェクト管理の他の要素から切り離されるべきではありません。
そして、要求管理はWorktileが効果を発揮できる一側面に過ぎず、Worktileは上記の機能を通じて、プロジェクトライフサイクル全体の管理を実現し、概念的完全性を提供しています。